Ne të gjithë bëjmë gabime dhe ndonjëherë ne jemi të detyruar të kërkojmë falje nga të tjerët për marrëdhëniet e prishura. Pra, falja e shkronjave është një nga llojet komplekse të letrave. Në fund të fundit, në këtë letër, autori shpesh prek pendimin e tij (dhe nganjëherë nuk ka dëshirë të kërkojë falje, dhe në korrespondencën e biznesit ndodh që edhe ju duhet të kërkoni falje jo domosdoshmërisht për gabimet tuaja).
Kërkimi i faljes është i domosdoshëm. Në fund të fundit, aftësia për të pranuar një gabim, gabimet e tyre dhe gatishmëria e tyre për t'i korrigjuar ato në të njëjtën kohë është një element i rëndësishëm i imazhit të secilës organizatë. Apologjet me shkrim e mbajnë objektivin kryesor si një falje, duke ruajtur njëkohësisht fytyrën e kompanisë dhe duke rivendosur marrëdhëniet e korruptuara. Përveç kësaj, është e rëndësishme për të zvogëluar incidentin e mundshëm të konfliktit, duke minimizuar pasojat negative të gabimit. Letrat e apologjisë duhet të dërgohen në rastet e mëposhtme:
- Sjellje e gabuar nga ana juaj ndaj punonjësve të një organizate tjetër (pavarësisht nga rrënja e sjelljes çnjerëzore).
- Në rast se nuk i keni përmbushur obligimet tuaja kontraktuale (edhe pa marrë parasysh arsyen).
- Sjellje e gabuar e punonjësve tuaj, e cila u bë një lloj domeje publike.
- Në rastin e forcës madhore.
Si të shkruaj një letër faljeje?
Apologjet me shkrim kanë një strukturë që nuk sjell ndonjë dallim të veçantë nga struktura e një letre normale biznesi, por tema do të jetë alternativa më e mirë nëse e bëni subjektin e letrës neutral, duke mos u fokusuar në faktin se kjo letër është një falje. Leja të nënshkruhet nga menaxheri më i lartë i kompanisë. Është e nevojshme të krijohet përshtypja se menaxheri është i vetëdijshëm për rëndësinë e problemit të krijuar gabimisht dhe, me keqardhje të madhe për atë që ka ndodhur, është gati të kërkojë falje nga pala e dëmtuar. Teksti i një falje ndikon në rivendosjen e reputacionit profesional të kompanisë apo zyrtarit tuaj.
Në varësi të formës, teksti ndahet në: pjesën hyrëse, pjesën kryesore dhe përfundimin. Apologjia është sjellë vetëm një herë në pjesën hyrëse të letrës. Paragrafi i dytë është pjesa kryesore. Është e nevojshme të shpjegojmë arsyen për atë që ndodhi. Shmangni frazat "problem i vogël", një vonesë e vogël ", etj. Paragrafi i tretë është shprehje e pikëllimit, keqardhjes. Përfundimi duhet të shprehë shpresën se një rast i tillë do të ndodhë përsëri.
Mos harroni se në qoftë se ju bëni çdo gjë të drejtë, atëherë, në vend të një punonjësi të pakënaqur të një kompanie ose të një klienti, merrni pak të përhershëm.